Consejos para cobrar y comunicarse con clientes que tardan en pagar.

Ningún empresario quiere cobrar, pero a veces los clientes tardan en pagar o, peor aún, no pagan. Por eso, necesita un plan basado en la idea de que el cobro comienza al principio del pedido, no al final. Aquí tiene consejos para ayudarle a establecer expectativas de pago y qué hacer si las cuentas de sus clientes están vencidas.

Sea claro sobre los términos

Antes de empezar a trabajar, firme un acuerdo con su cliente que incluya cómo recibirá sus pagos. Este acuerdo puede ser un contrato o una declaración de trabajo por escrito. Sea cual sea el tipo de documento que utilice, asegúrese de que detalle el alcance del trabajo, las fechas de entrega y las condiciones de pago, incluyendo los cargos por demora.

Tener un acuerdo por escrito al realizar un pedido les ayuda a usted y al cliente a ser responsables. Su firma en el documento sirve como reconocimiento de lo que se espera de ellos y como protección para usted en caso de que necesite emprender acciones legales para cobrar.

Tener un plan de comunicación

Muchos clientes cumplen con su compromiso de pago puntual. Sin embargo, algunos descuidan su responsabilidad. Si se encuentra con problemas de cobro, necesita un plan de comunicación sólido.

Desarrolla una serie de mensajes que enviarás por correo electrónico o correo postal para recordar y animar a los clientes a pagar. El plazo de entrega de las cartas podría ser el siguiente:

• 1 día antes de la fecha de vencimiento: recordatorio amistoso de que la factura vence mañana
• 1 día de retraso: aviso cortés pero firme, el pago venció ayer
• 30 días de vencimiento: aviso urgente sobre una factura pendiente y que se aplican cargos por mora (si corresponde)

Cuando los clientes paguen envíeles un mensaje de agradecimiento.

Además de los correos electrónicos, las llamadas telefónicas pueden facilitar el cobro de cuentas por cobrar. A veces, una conversación breve que comience con: "Oye, vi que tu factura que vencía ayer no se pagó. ¿La recibiste?" puede facilitar el pago inmediato. Debes asegurarte de que no haya habido malentendidos ni errores en la facturación. Mantén la conversación profesional pero a la vez cercana. Podrías descubrir que no recibieron la factura o que tuvieron un asunto personal que impidió el pago puntual.

En algunos casos, las conversaciones sobre facturas impagadas, realizadas con amabilidad, pueden fortalecer una relación comercial. Si descubre que el cliente tiene dificultades financieras, busquen una solución conjunta, como un plan de pagos. Quienes saben que trabajarán con ellos tienden a ser leales.

Evitar problemas futuros

Si constantemente está buscando pagos, considere cobrar de otra manera. Por ejemplo, podría exigir un depósito antes de comenzar el trabajo o configurar pagos automáticos. Otra forma de solucionar los problemas de pago es facilitar el pago a los clientes aceptando varios tipos de pago, incluyendo tarjetas de crédito.

Si nunca se realiza el pago

Desafortunadamente, a veces es necesario emprender acciones legales. Si el monto adeudado es inferior a $7,000, es posible que pueda presentar una demanda. Corte de reclamos menores. Busque asesoramiento legal para obtener más opciones.

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