Cinco pautas para sacar el máximo partido a tus reuniones.

A principios de este año, Shopify Fue noticia cuando eliminaron las reuniones de los calendarios de los empleados. La medida fue diseñada para mejorar la eficiencia y la moral de los empleados. Surge la pregunta: ¿qué hace que una reunión valga la pena? Consulte estas cinco pautas para ayudar a que las reuniones sean más efectivas.

Pregúntate si realmente es necesaria una reunión

¿Un correo electrónico, una llamada telefónica o un mensaje de texto lograrán lo que necesita? Si se va a discutir un tema delicado o complejo, una reunión puede ser apropiada. Si el único objetivo es compartir información, considere que tal vez no sea necesaria una reunión.

Utilice siempre una agenda

Muchas empresas han instituido recientemente reglas que exigen que las reuniones tengan una agenda.

Las agendas son valiosas por varias razones. Primero, puede ayudar a las personas a decidir si necesitan ser parte de la reunión. En segundo lugar, ayuda a las personas a prepararse y venir a la reunión listas para discutir cada tema de la agenda. En tercer lugar, una agenda ayuda a mantener la conversación encaminada.

Para reuniones eficientes, incluya siempre una agenda con sus invitaciones a reuniones.

Asegúrese de que la persona que toma las decisiones esté presente

Muchas reuniones no producen resultados porque la persona que toma las decisiones no está presente. Antes de aceptar una invitación a una reunión, revise la lista de asistentes. Si las personas que toman las decisiones no están invitadas, solicite que se las incluya o considere rechazar la reunión.

Evaluar reuniones recurrentes

¿Su agenda está repleta de reuniones recurrentes? Algunas reuniones recurrentes aportan un gran valor, como las reuniones de equipo, mientras que otras pueden consumir el tiempo de las personas innecesariamente. Al programar reuniones recurrentes, pregúntese si es necesaria una reunión recurrente y, de ser así, considere de manera realista la frecuencia. Quizás sólo necesites reunirte quincenalmente o incluso mensualmente.

Empezar y terminar a tiempo

Iniciar y finalizar las reuniones a tiempo demuestra respeto por el tiempo de todos. Para ayudar a garantizar horarios de inicio rápidos, al enviar invitaciones a reuniones digitales, incluya alertas 15 minutos antes de la hora de inicio.

Además, considere iniciar una reunión de 5 a 7 minutos después de la hora. Para las personas con reuniones consecutivas, una hora de inicio a las 10:07 en lugar de las 10:00 les da tiempo para un descanso rápido o para tomar algo de comer o beber.

Si hay personas que llegan tarde a la reunión, no recapitule lo que se perdieron. Sin embargo, si es necesario, proporcione puntos clave si se requiere la opinión de la persona que llega tarde.

Establezca la expectativa al comienzo de la reunión de que terminará a tiempo. Consulta la agenda y lo que necesitas cubrir. Anuncie cuando se acerque a la marca de 5 o 10 minutos antes del final de la reunión. Si es necesario, programe una reunión de seguimiento.

Si es absolutamente imposible terminar la reunión a tiempo, algunos equipos emplean la regla de "esperar tiempo extra". Esto significa que todos deben ponerse de pie cuando la reunión pasa de la hora de finalización programada. El acto de estar de pie tiende a hacer avanzar las cosas para tomar decisiones y determinar los próximos pasos.

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