Utilizar un procesador de nómina de terceros puede ser una buena práctica empresarial que ahorra tiempo y dinero. Descubra si es adecuado para su negocio.

¿Alguna vez has considerado contratar a un servicio de nómina proveedor (PSP)? La subcontratación de la nómina tiene sentido para muchas empresas, pero no para todas. Esto es lo que necesita saber.

Cuándo utilizar un proveedor de servicios de nómina

Al decidir subcontratar la nómina, considere estas preguntas:

• ¿Cuánto tiempo dedica usted o su personal a procesar la nómina? ¿Sería más rentable utilizar este tiempo para otras actividades comerciales?
• ¿Qué tamaño tiene su personal y cuánta rotación tiene? Una empresa pequeña con un personal pequeño y estable puede estar mejor si mantiene el procesamiento de nóminas internamente.
• ¿Tiene usted o su administrador de nómina pleno conocimiento de los procedimientos de nómina adecuados? Los errores son costosos y los pagos tardíos de impuestos pueden dar lugar a multas.

Ventajas de trabajar con un proveedor de servicios de nómina

Contratar un PSP tiene varias ventajas. En primer lugar, podría costar menos que gestionar la nómina internamente. Dado que los PSP prestan servicios a muchas empresas, usted se beneficiará de las economías de escala.

En segundo lugar, un PSP puede ayudar a optimizar las operaciones comerciales. Además de procesar la nómina pueden:

• Entregar cheques o realizar depósitos directos
• Presentar impuestos sobre la nómina federales, estatales y locales.
• Proporcionar informes
• Emitir formularios W-2

Un tercer beneficio de trabajar con un PSP es que pueden integrar sus servicios con cuentas de ahorro para empleados para salud (HSA), gastos médicos flexibles (FSA) y jubilación.

Y, por último, muchos PSP ofrecen mayor seguridad de datos de la que muchas pequeñas empresas son capaces de ofrecer. Un PSP con múltiples servidores, copias de seguridad y tecnología continuamente actualizada puede proporcionar un mayor nivel de protección para los datos de los empleados.

Desventajas de trabajar con proveedores de servicios de nómina

Por supuesto, existen algunas desventajas potenciales al trabajar con una PSP.

La subcontratación de la nómina significa que debe trabajar dentro de horarios estrictos. Su empresa es sólo una de las muchas a las que presta servicio un PSP. Deben ceñirse a su cronograma de producción para asegurarse de que toda la nómina de sus clientes se complete a tiempo.

Si hay errores, puede llevar mucho tiempo corregirlos.

Incluso con medidas de seguridad implementadas, compartir información de nómina expone a riesgos de seguridad. Un empleado deshonesto podría robar datos. En algunos casos, el IRS informa que personas y empresas deshonestas han sido procesadas por robar fondos destinados al pago de impuestos sobre la nómina. Por supuesto, este riesgo también está presente internamente.

Y recuerde, si subcontrata, aún es legalmente responsable de todos los impuestos sobre la nómina adeudados. Esto incluye los impuestos federales sobre la renta como parte del empleador y del empleado de los impuestos del Seguro Social y Medicare.

Cómo evaluar a un proveedor de servicios de nómina

Antes de subcontratar tu nómina, entrevista a varios proveedores. Descubrir:

• ¿Cómo es su servicio al cliente?
• ¿Cómo y cuándo se entregan los datos de nómina?
• ¿Han manejado factores exclusivos de su tipo de negocio, como cuotas sindicales o propinas?
• ¿Se pueden recoger los cheques localmente en caso de una emergencia?
• ¿Cómo se mantienen seguros los datos confidenciales y la información personal?
• ¿Qué servicios en línea están disponibles para los empleados?

Obtenga más consejos sobre qué considerar al subcontratar algunas o todas las funciones de nómina  de esta guía del IRS.

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