Las reuniones más productivas comienzan con un plan y fomentan la participación.

Si te dan pavor las reuniones, puede que sea porque has asistido a demasiadas mal planificadas y mal gestionadas. Las reuniones más eficaces son aquellas con un orden del día y en las que todos los invitados saben qué esperar para poder prepararse. Sigue estos consejos para que tu próxima reunión sea más eficaz.

Conozca el objetivo de la reunión.

Según la revista Wharton Magazine, solo hay tres buenas razones para celebrar una reunión de negocios: para crear un foro, tomar decisiones o formar o fortalecer un equipo. Si el motivo de la reunión no coincide con ninguno de estos objetivos, puede ser mejor abordar su inquietud mediante una comunicación individual, ya sea en persona o por correo electrónico.

Identifica quién debe estar allí.

Una clave para la eficacia de las reuniones es perfeccionar la lista de invitados. Solo deben invitar al responsable del proyecto, a quienes toman las decisiones y a los miembros del equipo con información clave.

Evita invitar a personas solo para mantenerlas informadas. Comparte las actas de la reunión con quienes necesiten actualizaciones pero no tengan que asistir.

Comparta la agenda con suficiente antelación a la reunión.

La preparación de una reunión siempre debe incluir una agenda detallada con una lista de temas, el tiempo asignado para cada tema y la información sobre quién es el responsable de cada uno.

Adjunte el orden del día a la invitación a la reunión para que los asistentes lleguen preparados con los informes, la información o las ideas que el equipo necesite para tomar decisiones o planificar los próximos pasos.

Rotar los roles y fomentar la participación.

Cuando se celebren reuniones periódicas, roten los roles de facilitador y encargado de tomar notas entre los miembros del equipo. Al permitir que todos asuman el rol de facilitador, se fomenta la práctica de habilidades de liderazgo en un entorno reducido. El rol de encargado de tomar notas requiere concentración y puede interferir con la capacidad de la persona encargada de ello para contribuir. Contar con diferentes personas encargadas de tomar notas garantiza que, con el tiempo, todos tengan las mismas oportunidades de participar.

Para fomentar la participación, considere estas tácticas:

• Si los invitados no pueden asistir a la reunión, ofrézcales una forma de compartir sus opiniones con antelación.
• En las reuniones virtuales, indique a los participantes que comenten en el chat.
• Busca opiniones con regularidad. Haz preguntas directas y abiertas. En lugar de una pregunta vaga como "¿Alguna idea?", intenta preguntar: "¿Qué desafíos enfrentamos al lanzar este producto en tres meses?".

Planificar, invitar solo a los participantes relevantes, rotar los roles y fomentar la participación te ayudará a organizar mejores reuniones y a aumentar la productividad de tu equipo.

 

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