Descubra cómo obtener mejores resultados en las reuniones de equipo.

Las reuniones bien organizadas que ayudan a los equipos a trabajar con mayor eficacia no surgen por casualidad. Son el resultado de planificar lo que sucederá antes, durante y después de la reunión. Sigue estos consejos para organizar mejores reuniones.

No omita la planificación previa a la reunión

Antes de programar una reunión, evalúa si es realmente necesaria. ¿Se puede tratar el asunto por mensaje de texto o correo electrónico? De ser así, no es necesaria.

Cuando sea necesario reunirse, determine quién debe asistir. Invite solo a quienes aportarán ideas y podrán tomar decisiones.

Al invitar a personas a una reunión, incluya siempre una agenda. Cuando el propósito de la reunión es claro para los asistentes, pueden asistir preparados. Además, una agenda ayuda a determinar la duración de la reunión.

Consejos para llevar a cabo la reunión

Respete el tiempo de todos iniciando y terminando las reuniones puntualmente. Respetar la agenda puede ayudar a evitar que las conversaciones se desvíen.

Si surgen temas que no están en la agenda y que vale la pena tratar, agréguelos a la agenda, es decir, haga una lista y revíselos más tarde. Si queda tiempo después de cubrir la agenda, puede abordarlos en ese momento. De lo contrario, añada temas fuera de la agenda a la agenda de la siguiente reunión o haga seguimiento con cada uno.

Controle el tiempo a medida que avanza la reunión. Si se acerca la hora de finalización programada y quedan varios puntos por resolver, verifique con los asistentes. ¿Se puede extender la reunión o debería programar otra? Por el contrario, si ya ha cubierto todo el temario antes de la hora de finalización programada, finalice la reunión antes.

Algunas personas se sienten cómodas hablando en las reuniones, mientras que otras se reservan. Invite a los miembros del equipo más reservados o silenciosos a participar. Una forma de fomentar la participación es plantear preguntas con antelación e incluirlas en la agenda. Esto les da tiempo para desarrollar sus ideas en lugar de sentirse en la cuerda floja. También puede rotar la dirección de la reunión para fomentar la participación.

Designe a una persona para que tome notas que se compartirán con el equipo después de la reunión. Tenga en cuenta que quien toma notas podría contribuir menos a la discusión, ya que se centra en capturar ideas clave, preguntas y acciones a tomar. Por esta razón, muchos equipos rotan la responsabilidad de tomar notas.

Como alternativa, los equipos pueden adoptar un enfoque colaborativo de toma de notas donde todos contribuyen a un documento compartido. Este método ayuda a capturar más ideas e información, además de evitar presionar a una sola persona.

Planifique lo que sucederá después de la reunión

Para aprovechar al máximo su reunión, planifique qué hará después de que concluya. En concreto:

• Proporcionar a los asistentes notas escritas que resalten las ideas clave junto con los elementos de acción y quién es responsable de ellos.
• Pida retroalimentación, especialmente para las reuniones recurrentes. Pregunte a los participantes qué funciona y qué no. Explore cómo las reuniones pueden ser más productivas en el futuro.
• Utilice notas de la última reunión para planificar la agenda de su próxima reunión.

Concéntrese en el progreso, no en la perfección. Puede que se necesiten varias reuniones para coger el ritmo de planificación, ejecución y seguimiento con facilidad, pero el aumento de la eficacia valdrá la pena.