Mantener la nómina fuera de los libros plantea riesgos para empleadores y empleados.

Cuando los dueños de negocios pagan a sus trabajadores por debajo de la mesa, a menudo no se dan cuenta de los peligros. He aquí un vistazo rápido a por qué es mejor mantener la nómina en los libros.

Los riesgos de pagar por debajo de la mesa para los empleadores

A los ojos de la ley, hay dos razones principales por las que los dueños de negocios pagan por debajo de la mesa. Para evitar pagar impuestos sobre la nómina y contratar trabajadores indocumentados. Ambos son ilegales.

Un empleador puede pagar a los empleados en efectivo siempre que mantengan registros, retengan impuestos y otras deducciones e informen los salarios al IRS de manera oportuna. Sin embargo, es mucho más fácil y seguro pagar con cheque o depósito directo.

Los empleadores que no retienen los impuestos sobre la nómina (que incluyen los impuestos del Seguro Social y Medicare) violan la ley federal. Además, los empleadores deben completar el Formulario I-9 para verificar la elegibilidad laboral de cada persona que contratan. No hacer cualquiera de las dos cosas puede resultar en multas, una auditoría del IRS y posiblemente encarcelamiento.

Cómo pagar por debajo de la mesa perjudica a los empleados

Las personas que reciben pagos en efectivo aún deben declarar los ingresos. Si su empleador paga debajo de la mesa, no hay retención y los trabajadores pueden verse afectados por una gran factura de impuestos cuando presentan sus impuestos.

Otra desventaja para los empleados es que los salarios pagados por debajo de la tabla no se declaran a efectos del Seguro Social. Cuando estos trabajadores alcancen la edad de jubilación, recibirán beneficios más bajos que si se hubieran declarado todos sus salarios.

Otros beneficios para empleados, como compensación laboral, desempleo y seguro médico, tampoco estarán disponibles para aquellos que reciben pagos por debajo de la mesa.

Además, a los trabajadores sin ingresos documentados les resultará difícil, si no imposible, obtener un préstamo o calificar para servicios gubernamentales.

¿Qué pasa con la contratación de contratistas independientes?

Realizar pagos en efectivo sin retenciones de nómina a un contratista independiente es legal. Sin embargo, el trabajador debe ser verdaderamente independiente. El IRS analiza estos tres factores para determinar si un trabajador está clasificado.

• Comportamiento: ¿La empresa controla lo que hace el trabajador y cómo se realiza el trabajo?
• Financiero: ¿Los aspectos comerciales del trabajo del trabajador están controlados por el pagador? El IRS considera cómo se le paga al trabajador, si se reembolsan los gastos y quién proporciona herramientas y suministros.
• Tipo de relación: ¿Existe un contrato escrito o beneficios tipo empleado como plan de pensiones, seguro o pago de vacaciones? ¿Continuará la relación y el trabajo realizado es un aspecto clave del negocio?

Una forma simplificada de hacer la nómina

Si es nuevo en el mundo de la nómina o encuentra difícil su sistema actual, consulte los servicios de nómina a través de los Consumidores. Nuestros socios de BASIC pueden ayudarlo a configurar el depósito directo y garantizar retenciones e informes del IRS correctos para su equipo de empleados.

 

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